Gdpr for Seniorhøjskonen Midtfyn
Seniorhøjskolen Midtfyn d. 27.01.2024
Persondatabehandling i Seniorhøjskolen Midtfyn.
I dette dokument beskrives, hvordan vi indsamler, behandler og opbevarer personoplysninger. Det er vores klare mål at skabe åbenhed omkring vores persondatabehandling samt beskytte informationer i overensstemmelse med lovgivningen.
2. Hvad er Personoplysninger?
Personoplysninger omfatter enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Der er to typer personoplysninger: Følsomme personoplysninger og Almindelige personoplysninger.
Følsomme oplysninger er: race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning
Almindelige personoplysninger er: Alle andre oplysninger som ikke er ”følsomme”. Herunder navn, adresse, økonomiske forhold, kundeforhold osv. CPR kan jf. Persondatalovens §11 behandles, hvis det følger af lov eller bestemmelser fastsat i henhold til lov og betragtes ikke som følsom oplysning.
3. Hvilke personoplysninger behandler vi og hvad er formålet?
For at kunne levere services (kontraktopfyldelse) til vores deltagere, herunder kursustilmelding, fakturering, udsendelse af kursusrelevante informationer og dokumentation samt indberette deltagerinformationer til kommuner jf. Folkeoplysningsloven og de kommunale tilskudsregler, behandler vi kun de informationer som sagligt er nødvendige for at levere ydelsen og efterleve lovgivningen.
Disse informationer er:
Fornavn(e) og efternavn
Adresse
E-mail adresse
Kommunal tilknytning (herunder handlekommune, betalingskommune, opholdskommune).
Medmindre der foreligger eksplicitte persondatakrav fra de kommunale myndigheder, behandler vi ikke personfølsomme oplysninger.
4. Hvordan indsamler vi oplysninger?
Indsamling af personoplysninger kan ske på en af de følgende måder:
Via telefonisk kontakt, hvor dine data bliver indtastet i administrationsprogram af skolens personale.
Via mail kontakt, hvor dine data bliver kopieret i administrationsprogram af skolens personale.
5. Hvor længe opbevarer vi oplysninger?
Jf. Bogføringslovens §10 opbevarer vi personoplysningerne i 5 år, regnet fra udgangen af det pågældende regnskabsår, hvor kursusforløbet sidst er gennemført.
6. Hvem har adgang til oplysningerne?
Kun betroede personer med saglige formål kan have adgang til alle eller dele af lagrede persondata. Disse er:
Skolelederen, som er ansvarlig for indskrivning, booking og fakturering af deltagere
7. Videregivelse af oplysninger.
For at kunne opfylde købsaftaler mm., videregiver vi de informationer som er nødvendige for at gennemføre aftalen og identificere deltageren/betaleren. Samtidigt videregiver vi oplysninger til de offentlige myndigheder jf. den gældende lovgivning.
Informationer om betaler id, kursus id og beløb videregives til NETS/ePay for at kunne gennemføre betaling.
Navn og kontaktinfo kan videregives til kommunen jf. Folkeoplysningsloven og tilskudsreglerne.
CPR-nr. på udenbys deltagere i tilskudsberettigede kurser videregives til kommunen jf. reglerne om mellemkommunal refusion.
Tro & Love erklæring kan videregives til kommunen jf. de kommunale regler om udbetaling af supplerende grundtilskud (nedsat deltagerbetaling).
8. Opbevaring af data
Evt. persondata sendt via mail opbevares i Office 365 cloud med Microsofts gældende garantier for datasikkerhed.
10. Dine rettigheder
Alle er jf. gældende lovgivning garanteret følgende rettigheder:
Retten til at modtage oplysning om en behandling af sine personoplysninger (oplysningspligt).
Man har som udgangspunkt ret til at vide, hvem der er dataansvarlig, hvad formålet med behandlingen er og hvem der modtager/behandler oplysningerne.
Denne Persondatapolitik indeholder som udgangspunkt alle disse informationer.
Retten til at få indsigt i sine personoplysninger (indsigtsret).
Man kan bede om at få at vide, hvilke oplysninger vi behandler samt en evt. udskrift eller kopi af de indsamlede oplysninger.
Retten til at få urigtige personoplysninger berigtiget (retten til berigtigelse).
Hvis man mener, at oplysninger vi har om pågældende er forkerte, unøjagtige eller mangelfulde, kan man bede om at få oplysningerne rettet.
Retten til at få sine personoplysninger slettet (retten til at blive glemt).
Hvis man mener, at de oplysninger vi har om pågældende ikke er nødvendige i forhold til det formål, som de oprindelig er indsamlet til, kan man bede om at få oplysningerne slettet. Vær dog opmærksom på, at vi har pligt og ret til at opbevare visse personoplysninger for at overholde reglerne i Folkeoplysningsloven og de kommunale retningslinjer samt bogføringspligten.
Retten til at flytte sine personoplysninger (dataportabilitet).
Man har som udgangspunkt ret til at modtage oplysninger om sig selv i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, og man har ret til at overføre disse oplysninger til en anden virksomhed.
Retten til at gøre indsigelse
Man har ret til at gøre indsigelse mod at personoplysninger anvendes til bl.a. direkte markedsføring og profilering. Vi bruger dog ikke profilering og evt. markedsføring vil altid være knyttet til et eksplicit samtykke.
Ved henvendelse til os vedr. et af ovenstående punkter (indsigt, berigtigelse, sletning mm.) får man senest en måned efter en besked om, hvad vi gør ved henvendelsen. Hvis man f.eks. beder om at få sine oplysninger rettet eller slettet, vil vi normalt undersøge, om alle betingelser er opfyldt, herunder om der er hjemmet i lovgivningen for fortsat behandling af data. Hvis vi vurderer, at indsigelsen er berettiget, sørger vi for at imødekomme anmodningen.
11. Samtykke
Ved alm. kursustilmelding, fakturering og bogføring har vi ikke brug for samtykke for at kunne behandle data, idet behandlingens lovlighed (jf. Artikel 6, EU dataforordning) relateres bl.a. til nødvendig databehandling af hensyn til opfyldelse af kontrakten, herunder kursustilmelding.
Men for at kunne indsamle persondata til andre formål, f.eks. supplerende informationer vedr. et kursus eller ved tilmelding til vores nyhedsmail, kan vi gøre brug af samtykke, hvis det er nødvendigt.
Samtykke kan være skriftlig eller mundtligt, men vi skal kunne dokumentere, at samtykket er givet.
I forbindelse med samtykkeafgivelsen vil man blive informeret om detaljerne, herunder formål og tilbagekaldelsesprocessen. Generelt gælder det dog, at man skal kunne tilbagekalde samtykket på en ligeså enkel og tilgængelig måde, som samtykke oprindeligt er givet.
Derudover er samtykket altid specifikt med en klar angivelse af, hvad samtykket meddeles til. Det betyder også, at vi i nogle tilfælde vil skulle indhente flere samtykker fra den enkelte, alt afhængig af formålet. F.eks. vil ”supplerende kursistinformationer” og ”tilmelding til nyhedsbrev” kræve to særskilte samtykker.
Det er vigtigt at nævne, at et samtykke altid er frivilligt. I praksis betyder det, at vi aldrig vil betinge deltagelse på et kursus med et samtykke om f.eks. nyhedsbrev.
12. Sikkerhed
Vi sørger naturligvis for at data opbevares sikkert og diskret. Vores sikkerhedsforanstaltninger deles op i de organisatoriske og de tekniske foranstaltninger.
De organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger betyder, at det kun er skolelederen, der har adgang til dine personoplysninger. Dette sker i forbindelse med kursustilmelding, kursusadministration, fakturering og kommunikation.
De tekniske sikkerhedsforanstaltninger relateres til vores brug af IT-systemer til registrering og administration af hold- og deltagerdata. Vi bruger et internt IT-system ASA tilknyttet FORA som sikrer, at dataet er placeret et sikkert sted og har det nødvendige beskyttelsesniveau.
Vores interne IT-systemer (PC’er mm.) er yderligere beskyttet med adgangskoder, opdateret antivirusprogram og firewall. Ved destruering eller reparation af IT-udstyr, sørges der for, at oplysninger ikke kan komme til uvedkommendes kendskab.
Vi forbeholderos ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken ændrer vi også datoen i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vi du modtage meddelelse herom.
Den til enhver tid gækdende privatlivspolitik er tilængelig på vores hjemmeside: www.seniorhøjskolenmidtfyn.dk
14. Klager og kontaktinfo
Klager over skolens behandling af personoplysninger, indsigelser samt spørgsmål vedr. skolens persondatapolitik rettes til Dataansvarlig:
Skoleleder
Herdis Hanghøi
Tlf. 25113787
Email: [email protected]
